撰寫前準備資料的四大方向

在競爭越來越激烈的政府機關招標案件中,「服務建議書或服務企劃書」已成為評選廠商重要的依據的參考,對經常參與投標的公司而言,大多有一套或多套的制式化範本可以重複使用,且有專人負責此項業務;但對於經驗不足,或以往只參與最低標出價格標單而卻從未參與過投標的公司而言,則需要花一段摸索的時間,或費用成本,才能建立一套完整的「服務建議書或服務企劃書」。

以下由"梅森"分享一般參與標案「服務建議書或服務企劃書」所需準備的資料與撰寫基本呈現現重點:

撰寫前準備資料的四大方向

一、「服務建議書或服務企劃書」撰寫前準備資料的四大方向,包括:
1. 廠商規模、信譽與實績
此部分主要包括兩大部分,一為「公司基本資料」,包括:公司簡介、公司組織架構、營運規模與財務說明等;另一部份則是歷年的實績證明,應準備的資料為各合約封面、用印面及「結算驗收證明」,其中有些標案會特別強調「結算驗收證明」,因為書面上可以看出該專案最後結算驗收是否有履約問題而被扣款。

此外,最好都能準備相關的圖片,包括公司、人員相關照片,與歷年各專案的相關照片,以豐富建議書的可閱讀性,同時也利於簡報的呈現;而「信譽」部分,可以多收集與準備公司相關的表揚、獲獎、與感謝狀,以證明公司在業界是具有一定的知名度或認可度。

2. 計劃主持人、專案人員等 相關經驗與能力證明
此部分需要準備的資料包括:人員的學經歷資料,各項證書、證照或受訓證明等資料之收集。此外,針對每個專案要求的部分,有可能也會需要人員之訓練計劃與管理計劃等相關的資料。

3. 服務計劃與執行內容
此部分就是每個專案計劃最重要的內容,準備資料包括:
-. 現場勘查之圖片與需求說明(要現場去拍照與瞭解每個案場的狀況,有些標案甚至需要附上承辦人員簽名的證明,避免一些沒去看現場的廠商亂投標)
-. 服務計劃說明(包括 執行構想、工作方式、執行進度、工作組織分工與人力配置等)
-. 執行內容說明(比較細部或個別計劃之說明,如 品質管理、自主檢查、維護管理、緊急應變、安全防護、設備管理 ... 等等)

4. 價格之完整性與合理性分析
除了最低標的標案內容,所有標案都會需要於服務建議書或服務企劃書內說明專案的費用分析與詳細分析表。針對較大的公共工程類標案,主辦機關會要求以「公共工程經費電腦估價系統」(PCCES)提供詳細工程費用之說明檔案為主。

費用分析主要包括的預算編製,通常有投入人力、機具、材料、雜項等資源數量與單價,可得複數價格,有的會需要做「百分比配置」的合理性說明等。不過,對一個標案是否要參與投標,事業負責人應事先評估與分析清楚,切勿等到撰寫建議書進行成本分析後,才認為此案沒利潤而枉費投入的人力、物力成本。

「服務建議書或服務企劃書」一般呈現重點

二、「服務建議書或服務企劃書」一般的呈現重點:
服務建議書的呈現風格與方式,與每類標案的類型、型態都會有所差異,並沒有絕對的格式,甚至會依各家公司的創意自行呈現,只要符合招標文件的規劃即可,以下分享一般服務建議書的呈現重點。
1. 須符合基本的寫作格式
一般政府機關標案的服務建議書,大多要求字體、大小級數、行距、間距等基本的要求,其中「標楷體」是常見指定的字體,要編輯的整體、美觀、容易閱讀則是重點。

2. 頁面、頁數的配置要合理與精簡,不要濫竽充數
一般而言,一個A4頁面合理的字數配置約在600字左右,若是13級的標楷體,大約可到700字。不過,通常服務建議書有多達一半以上的頁數會搭配圖片、表格或流程圖做說明,整頁都是文字的頁面不會太多,也不宜過多。

對於金額比較高的標案,招標單位大多會規定主要內容的頁數,如不超過80頁,其原因主要是避免頁數過於厚重而不利在有限的時間內讓評審閱讀。至於若頁數過於單薄、或以圖片、履約文件或證照等資料濫竽充數,以達到頁數灌水的目的,都是不合宜的。

3. 盡量以圖片、照片、表格、表單、流程圖等圖面化的元素,豐富服務建議書的可讀性與凸顯重點
圖片、照片、表格、表單、流程圖等圖面化的元素,是很重要但繁瑣的資料蒐集與整理工作,甚至必須使用掃瞄的方式,將相關紙本的資料進行再編輯,而不是以影印的方式插頁至建議書內。至於怎樣編排的美觀、合理性與可閱讀性,可就看每位製作人員的文書編輯能力與審美觀。

附帶一提的是,服務建議書有些部分的元素,如設計圖稿或工程圖稿,應該是另由專業美術設計或工程設計人員製作後,再放入建議書內,但不需要將整份計劃書進行美編(如使用 Adobe Indesign),在有限的作業時間內,也是不允許再作整份美編。

4. 簡報檔應搭配服務建議書製作,達到畫龍點睛、引導評審閱讀的目的
一般標案進行簡報的時間,至多僅15分鐘,依一般正常的簡報速度,大約配置30-40頁數的簡報檔,最為適宜。因此,在有限的簡報頁數內,應抓重點將數十頁的紙本建議書內容,簡潔並適當地呈現於簡報檔內。

※註:
"梅森"能提供政府機關單位的「服務建議書或服務企劃書」撰寫顧問服務,有意委託與評估者,請提供目前以對外招標公告之「標案案號、案名、金額、截標日期等」或「尚未公開招標但有過去的招標文件可供參考評估」,以利進一步評估每個個案的服務費用。

梅森計劃書事務所